Tabelas Dinâmicas - Utilidades

Quinta-Feira! Blog sem periodicidade de postagens, assim que é bom!

Este post não terá nenhum exemplo, é mais à título de postagem mesmo.

Costumo usar tabelas dinâmicas para várias finalidades. A mais comum é ser a apresentação de dados ao usuário final, pois a informação fica a de uma forma muito consistente e dinâmica. Claro que possui suas limitações, como quase tudo no Excel, mas quando se conhece essas limitações, você consegue contorná-las e criar formas de análises novas.

Muitas vezes, a análise que o usuário final pede é uma e esbarramos nessas limitações. Com uma boa negociação conseguimos contornar, basta um pouco de criatividade e MUITO conhecimento.

Não uso as pivot tables apenas como apresentação de dados, também uso como base de dados para relatórios dinâmicos. Nesse caso, sempre ficará uma fórmula meia estranha (a partir do Excel 2007) com a sintaxe INFODADOSTABELADINÂMICA.

Vou deixar esse assunto no ar para abordar acerca dele em outro momento.

Tabela Dinamica - Montando uma tabela básica

A partir de uma tabela de dados montada manualmente, conforme vimos no ultimo post, vou demonstrar de forma básica como fazer para montar uma Pivot Table.

Vamos partir do principio que temos uma tabela que mostra informações de um orçamento pessoal, simples, conforme abaixo:

Para adicionar a tabela dinâmica, selecionei desde a coluna A1 até I5 e no menu INSERIR, selecionei a opção TABELA DINÂMICA, e em seguida é só clicar em OK pois a área dos dados já estará escolhida.

Agora é só brincar com os dados como achar melhor, respeitando as regras:

Para montar a tabela, basta clicar nos campos e arrastar para as áreas correspondentes na tabela (os quatro quadradinhos abaixo dos nomes dos campos):

Filtros de relatório: É a área onde poderá aplicar filtros facilmente no exemplo podemos colocar o campo Mês/Ano;

Rótulos de linhas: é onde usamos para incluir os dados String, como por exemplo podemos usar o campo Conta;

Rótulos de coluna: Utilizamos para ramificar dados, por exemplo podemos incluir nesta área, o campo Data;

Valores: colocamos nesta área campos de valor, nesse local, podemos fazer soma, média, contagem, campos calculados, % da coluna e inúmeras outras possibilidades. No nosso exemplo vamos colocar o campo Valor.

A tabela como vai ficar está abaixo, e a lista de campos também. Caso tenham dúvidas me questionem!

Tabela dinâmica - (Dica 01)

Salve!

Trabalhar com Pivot Tables (ou tabelas dinâmicas) tem sido uma revolução para diminuir a complexidade de relatórios e também melhor o front end de nossos usuários. 

No meu caso, meus usuários finais são 99% diretores e gerentes, então sempre tento apresentar os dados de forma organizada, para isso sempre utilizo tabelas dinâmicas, pois ela torna a análise mais intuitiva e não ficamos dependendo de erros em fórmulas, tão pouco teremos problemas com usuário apagando ou editando-as porque a tabela dinâmica apenas demonstra os dados.

Existem várias formas de preparar os dados para o "pivoteamento", ou melhor, existem várias formas de origem dos dados. A mais comum é gerar uma tabela "na mão", com colunas nomeadas, onde os dados de texto (tecnicamente chamados de dimensão) devem se repetir nos registros, e onde não haja somatórias de registros, apenas o detalhamento dos mesmos pois a Pivot Table faz todas as contas que necessitarmos (veremos mais além os campos calculados e itens calculados).

Encerro esse post deixando abaixo um exemplo de fontes de dados da primeira forma que comentei (gerar tabela "na mão"). Em outro post comento outras formas possíveis.

Um abraço!

Versões XLSX (2013,2010,2007), XLS e demais

Como todos já sabemos o Excel é uma ferramenta extraordinária que nos permite fazer muitas coisas.

Só que ele as vezes é nosso "herói bandido"...

Digo isso pois nos últimos dias tive uma situação em que criei uma tabela extraordinária em na versão 2010, e muitos usuários não conseguiram usar, da tabela dinâmica, a função Segmentação de dados...  (exemplo abaixo).

Isso dificultou um pouco as coisas, e tive que trabalhar a informação em outro formato, acabei criando um dashboard na ferramenta da SAP, chamada XCelsius. Mais além falaremos do BI da SAP, Business Objects.

Na verdade esse post eu criei para dar a dica: nunca gaste seu tempo em planilhas mirabolantes, sem saber se o usuário final vai conseguir desfrutar de todos os recursos. Muitas coisas que são criadas nas versões mais atuais servem apenas para elas ou superiores... No caso da segmentação de dados, da maneira da figura acima, só pode ser usada ou em 2010 ou 2013, então como a maior parte das empresas ainda não migrou nem para a versão 2007, costume não utilizar... já diz o ditado antigo: poupar tempo é poupar dinheiro.