Formatação Condicional!

Coisas que todos pensam que é fácil de fazer, mas que pode se tornar um bicho de sete cabeças: formatação condicional!

Para quem usa o Excel como forma de ANALISAR dados, as vezes é necessário de uma maneira de bater o olho e perceber alguma alteração ou variação de um número, de forma rápida, que destaque o dado e que, acima de tudo, seja fácil de entender.

Funções do dia! #4

MÉDIASE() e SOMASES()

Utilize essas fórmulas para exibir uma média ou uma soma de acordo com as condições que você estabelecer. E não se preocupe, você pode usar até 127 critérios diferentes.

A estrutura das duas funções é essa abaixo:

Curiosidades #1

1 - Você sabia que se apertar as teclas Ctrl + ; (Control e ponto e vírgula) o Excel te retorna a data atual do sistema operacional? ( mas para deixar essa célula "automática", devemos usar a função Hoje() ).

2 - Para navegar entre as planilhas do arquivo, utilize Ctrl + Page Down para ir sentido horário (direita) e Ctrl + Page Up para voltar (esquerda).

3 - Para identificar valores duplicados em uma matriz, basta utilizar a formatação condicional, assim: Selecione a série de dados e clique em Formatação Condicional > Realçar Regras das Células > Valores Duplicados. =D

Até a próxima!

Funções do dia! #3

#Funçãododia

=EXT.TEXTO()
Como é uma função um pouco menos conhecida, vou dizer para que ela serve. Vamos dizer que você tem célula com o texto: NF: 0023 Bar do Zé XYZ.

E vamos dizer também que esse é o padrão, sempre aparecer "NF: XXXX Fornecedor".

Se você só tem essa informação, e não tem o número da nota fiscal em uma célula separada, miniza muitas possibilidades de análises que você poderia fazer, por exemplo: quais os números das notas fiscais que foram emitidas na data 30/05/2016...

Abaixo como uma fórmula simples pode resolver isso:

=ext.texto("célula a ser extraído o texto";"número da posição da primeira letra"; "quantos dígitos quer extraír")

Se o texto NF: 0023 Bar do Zé XYZ estiver na célula A1, a fórmula a ser colocada na célula B1 ficaria assim:

=ext.texto(A1;5;4)

O resultado deverá ser esse: 0023


=SEERRO()
Quando aquele PROCV costuma dar erro e retorna o famoso #N/D, ou aquela divisão por 0 que volta o resultado "#DIV/0!"... Ao invés de deixar a planilha "feia", use esta função!!! abaixo como usar:

=SEERRO("Conta ou função que você quer usar";"o que você quer que retorno".

Se fosse  por exemplo uma divisão por zero, e você quiser retornar 0, e não o "#DIV/0!", faça assim:

=seerro(1/0;0)


FUI!

Funções do dia! #2

Mais uma da série "Funções do dia"

=PROCV()
Pode ser usada em conciliações contábeis ou bancárias, por exemplo... Facilita muito o trabalho de buscar uma informação de determinado texto que se deseja retornar o valor, ou a data, ou o texto... pode ser utilizada de inúmeras formas, basta ter um pouquinho de criatividade!

=MÊS() =ANO() =DIA()
Pode parecer besteira, mas essas 3 funções são uma mão na roda quando se está trabalhando em sintetização de dados que irão para alguma tabela dinâmica. Costumo utilizar sem moderação.

Se souber mais formas de utilizar, comenta aqui ou na página do facebook!!

Funções do dia! #1

Nada melhor que ampliar conhecimentos, então vamos para a primeira da série de "Funções do dia".

=SE()
Costuma ser usada para aplicar uma condição. Mas pode estar dentro de qualquer outra função (como o PROCV(), por exemplo) ou pode ter N funções dentro dela como E(), OU(), EXT.TEXTO(), e qualquer uma que sirva para deixar o trabalho rotineiro e operacional por conta do Excel.

=E() e =OU()
Pode ser utilizada como parâmetro de condição verdadeira num SE(), ou apenas para comparações/exceções.


Se você souber mais formas de utilizar essas funções, comenta aqui!

Dica rápida (gráfico 3 eixos)

Vamos dizer que você quer montar um gráfico rápido para o chefe com valor de venda e % de rentabilidade.

Bom, o Excel 2013 já faz isso pra você, basta selecionar os dados (abaixo exemplo de dados) e na aba Inserir, selecione a opção Gráficos Recomendados.

Aperte OK e pronto, entrega pro chefe!



PreçoRentab
Agua  R$  2,00 8,00%
Refrigerante  R$  3,50 9,50%
Cerveja  R$  4,00 3,50%



Até a próxima!

Gráfico de acompanhamento de metas (Gestão a vista).

Retornando!

Nas empresas, para acompanharmos vendas realizadas com o objetivo traçado, gastos previstos versus realizado, normalmente utiliza-se a mesma forma de demonstrar: graficamente.

Hoje vou mostrar como montar essa análise, de forma simples. Cada planilheiro finaliza de formas diferentes (quanto a cores e demais formatações), mas o objetivo e o resultado é sempre o mesmo. Sempre o mais importante é que você tenha dados consistentes, a demonstração final é a cereja do bolo.

Reativando!!!

Salve!

Depois de um tenebroso período sem postar, resolvi que é hora de voltar. Em breve novos posts.

Entendendo e montando: Formatação Condicional

Coisas que todos pensam que é fácil de fazer, mas que pode se tornar um bicho de sete cabeças: formatação condicional!

Para quem usa o Excel como forma de ANALISAR dados, as vezes é necessário de uma maneira de bater o olho e perceber alguma alteração ou variação de um número, de forma rápida, que destaque o dado e que, acima de tudo, seja fácil de entender.

Excel: 4 Fórmulas que você PRECISA saber!

Certamente essas fórmulas você já deve saber. E se não souber, corra atrás!

Comentem no blog para idéias e sugestões de postagens!

1. SOMA
Fórmula: = SOMA (5; 5) ou = SOMA (A1; B1) ou = SOMA (A1: B5)

Condicionais 1 - Função "SE"

Salve!

Post de hoje é para explorar e entender um pouco do funcionamento da função SE que acaba não sendo utilizada por falta de conhecimento mas que pode facilitar muito no dia a dia.

Todas as fórmulas condicionais possuem a mesma lógica, a diferença é o resultado que elas nos retornam. Nos próximos posts vou apresentar outras condicionais.

Função SE

Sintaxe: =SE(teste_lógico;[valor_se_verdadeiro];[valor_se_falso])

Para explicar de forma simples, abaixo exemplo:

=se(A1>10;"Maior que 10";"Menor que 10")

Onde Em amarelo temos o teste lógico/condição, ou seja: se o conteúdo da célula A1 for maior que 10 vai retornar o texto "Maior que 10" que na função é o [valor_se_verdadeiro]. Agora, caso a célula contenha valor inferior ou igual a 10 (<=10) então retornará "Menor que 10".

Importações de .TXT

Hoje vai um passo a passo de como importar um arquivo do tipo TXT para um planilha.

Vou falar de um exemplo de .txt que vem separado por ";".

Como proceder:

- Na guia DADOS, no subgrupo OBTER DADOS EXTERNOS, selecionar a opção DE TEXTO;
- escolha qual será o arquivo a ser importado e clique em IMPORTAR;
- Como estamos falando de um arquivo .txt que é separado com ";", na primeira tela do wizard escolha a opção DELIMITADO em "Tipo de dados originais", deixe os outros dados na opção default e clique em avançar;
- Em "Delimitadores", escolha a opção "Ponto e vírgula" e clique em avançar;
- Na próxima e última tela, você tem a opção de escolher o tipo de dados de cada coluna. Pode ser escolhido ou simplesmente clicar em concluir;
- Em seguida, escolha (clicando em uma célula) onde os dados serão importados na sua planilha destino.

E é isso! Uma coisa que as vezes o usuário que está iniciando em conexões de dados não sabe é que: se esse arquivo txt for atualizado, não precisamos mais fazer a importação novamente, basta manda atualizar os dados na planilha em que já há a conexão!

Abraços e até a próxima!


Tabelas Dinâmicas - Utilidades

Quinta-Feira! Blog sem periodicidade de postagens, assim que é bom!

Este post não terá nenhum exemplo, é mais à título de postagem mesmo.

Costumo usar tabelas dinâmicas para várias finalidades. A mais comum é ser a apresentação de dados ao usuário final, pois a informação fica a de uma forma muito consistente e dinâmica. Claro que possui suas limitações, como quase tudo no Excel, mas quando se conhece essas limitações, você consegue contorná-las e criar formas de análises novas.

Muitas vezes, a análise que o usuário final pede é uma e esbarramos nessas limitações. Com uma boa negociação conseguimos contornar, basta um pouco de criatividade e MUITO conhecimento.

Não uso as pivot tables apenas como apresentação de dados, também uso como base de dados para relatórios dinâmicos. Nesse caso, sempre ficará uma fórmula meia estranha (a partir do Excel 2007) com a sintaxe INFODADOSTABELADINÂMICA.

Vou deixar esse assunto no ar para abordar acerca dele em outro momento.


Tabela Dinamica - Montando uma tabela básica

A partir de uma tabela de dados montada manualmente, conforme vimos no ultimo post, vou demonstrar de forma básica como fazer para montar uma Pivot Table.

Vamos partir do principio que temos uma tabela que mostra informações de um orçamento pessoal, simples, conforme abaixo:



Para adicionar a tabela dinâmica, selecionei desde a coluna A1 até I5 e no menu INSERIR, selecionei a opção TABELA DINÂMICA, e em seguida é só clicar em OK pois a área dos dados já estará escolhida.


Agora é só brincar com os dados como achar melhor, respeitando as regras:


Para montar a tabela, basta clicar nos campos e arrastar para as áreas correspondentes na tabela (os quatro quadradinhos abaixo dos nomes dos campos):

Filtros de relatório: É a área onde poderá aplicar filtros facilmente no exemplo podemos colocar o campo Mês/Ano;
Rótulos de linhas: é onde usamos para incluir os dados String, como por exemplo podemos usar o campo Conta;
Rótulos de coluna: Utilizamos para ramificar dados, por exemplo podemos incluir nesta área, o campo Data;
Valores: colocamos nesta área campos de valor, nesse local, podemos fazer soma, média, contagem, campos calculados, % da coluna e inúmeras outras possibilidades. No nosso exemplo vamos colocar o campo Valor.

A tabela como vai ficar está abaixo, e a lista de campos também. Caso tenham dúvidas me questionem!



Tabela dinâmica - (Dica 01)

Salve!

Trabalhar com Pivot Tables (ou tabelas dinâmicas) tem sido uma revolução para diminuir a complexidade de relatórios e também melhor o front end de nossos usuários. 

No meu caso, meus usuários finais são 99% diretores e gerentes, então sempre tento apresentar os dados de forma organizada, para isso sempre utilizo tabelas dinâmicas, pois ela torna a análise mais intuitiva e não ficamos dependendo de erros em fórmulas, tão pouco teremos problemas com usuário apagando ou editando-as porque a tabela dinâmica apenas demonstra os dados.

Existem várias formas de preparar os dados para o "pivoteamento", ou melhor, existem várias formas de origem dos dados. A mais comum é gerar uma tabela "na mão", com colunas nomeadas, onde os dados de texto (tecnicamente chamados de dimensão) devem se repetir nos registros, e onde não haja somatórias de registros, apenas o detalhamento dos mesmos pois a Pivot Table faz todas as contas que necessitarmos (veremos mais além os campos calculados e itens calculados).

Encerro esse post deixando abaixo um exemplo de fontes de dados da primeira forma que comentei (gerar tabela "na mão"). Em outro post comento outras formas possíveis.

Um abraço!


Versões XLSX (2013,2010,2007), XLS e demais

Como todos já sabemos o Excel é uma ferramenta extraordinária que nos permite fazer muitas coisas.

Só que ele as vezes é nosso "herói bandido"...

Digo isso pois nos últimos dias tive uma situação em que criei uma tabela extraordinária em na versão 2010, e muitos usuários não conseguiram usar, da tabela dinâmica, a função Segmentação de dados...  (exemplo abaixo).


Isso dificultou um pouco as coisas, e tive que trabalhar a informação em outro formato, acabei criando um dashboard na ferramenta da SAP, chamada XCelsius. Mais além falaremos do BI da SAP, Business Objects.

Na verdade esse post eu criei para dar a dica: nunca gaste seu tempo em planilhas mirabolantes, sem saber se o usuário final vai conseguir desfrutar de todos os recursos. Muitas coisas que são criadas nas versões mais atuais servem apenas para elas ou superiores... No caso da segmentação de dados, da maneira da figura acima, só pode ser usada ou em 2010 ou 2013, então como a maior parte das empresas ainda não migrou nem para a versão 2007, costume não utilizar... já diz o ditado antigo: poupar tempo é poupar dinheiro.

Função PROCV e PROCH Excel

Salve!

O post de hoje é básico, mas resolvi fazer porque é uma dúvida de muitos usuários do excel.

Primeiro vamos entender a diferença entre os dois:

O PROCV é utilizado para buscar a informação de uma célula que está na mesma linha, porém em outra coluna e à direita do valor procurado (por isso o "V", procura verticalmente);

O PROCH busca a informação que está abaixo e na mesma coluna do valor procurado (aí o H é significa a procura horizontal).

Agora, podemos entender a composição da função:

=procv(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;[procurar_intervalo]

valor_procurado = é a célula que contém o valor que vai ser procurado, se for um texto que não está na célula, pode ser colocado entre aspas. ex.: "despesa x"

matriz_tabela = é a referência onde está o valor a ser procurado.

núm_índice_coluna = é o número da coluna que está a informação que vai voltar para a célula onde está a fórmula. Esta contagem começa em 1 a partir da primeira coluna da matriz_tabela.

[procurar_intervalo] = Para voltar exatamente o valor_procurado, basta escrever FALSO. O VERDADEIRO serve para encontrar valor aproximado, e é utilizado quando possui uma tabela de referencia, classificado em ordem crescente. Neste caso veremos em outra oportunidade.

Esta é a parte teórica, caso queira aplicar na pratica, comente o post.

abraços!!!






Alterar Vínculo Excel (Editar Links)

Salve!

Hoje tive a situação que precisei alterar o arquivo que estava vinculado à minha planilha.

Quando você tiver uma planilha com uma fórmula que busca dados em outra planilha, você pode utilizar o menu DADOS e no sub-grupo CONEXÕES visualizar que a opção "Editar Links" vai estar habilitada.

Clicando nessa opção, é possível visualizar o arquivo que esta vinculado e o local que está salva a planilha (veja o exemplo abaixo).



Note que no caso estamos no arquivo Pasta2 e que ao clicar na opção "Editar Links" apareceu o arquivo Pasta1.xlsx. Este é o arquivo vinculado e abaixo da barra de rolagem horizontal aparece o local do arquivo.

Agora, imagine que você precisa substituir de forma segura, a Pasta2.xlsx pela Pasta3.xlsx?

É bem simples, basta:

1 - selecionar o arquivo nessa janela e clicar em "Alterar Fonte...";
2 - Vai abrir uma janela para buscar o arquivo (é como se fosse abrir um arquivo).
3 - Clicar em fechar.


Observações:
Neste exemplo estamos falando de um arquivo sem fórmulas, então não há problemas de memória. Mas sempre procure deixar o arquivo que vai ser substituído e o arquivo que vai substituir ABERTOS, pois isso vai te poupar MUITO tempo.


Não esqueça de salvar seu arquivo.

Até a próxima!

Abertura do OPLANILHEIRO.blogspot.com.br

Salve!

A partir de agora, vc que é tarado por Excel (ou não) e precisa dessa ferramenta todo santo dia para realizar suas tarefas na empresa (ou é obrigado a usar), pode contar com esse blog que pretendo "levar a sério". Se tudo der certo daqui a alguns dias vou iniciar postando algumas dicas que podem ser úteis... A intenção é: vc que lê essa página enviar suas dúvidas e eu respondê-las, ajudando mesmo...

Então, até a próxima!