Retornando!
Nas empresas, para acompanharmos vendas realizadas com o objetivo traçado, gastos previstos versus realizado, normalmente utiliza-se a mesma forma de demonstrar: graficamente.
Hoje vou mostrar como montar essa análise, de forma simples. Cada planilheiro finaliza de formas diferentes (quanto a cores e demais formatações), mas o objetivo e o resultado é sempre o mesmo. Sempre o mais importante é que você tenha dados consistentes, a demonstração final é a cereja do bolo.
Dicas práticas e diretas de Excel para o seu dia a dia no ambiente corporativo.
Reativando!!!
Salve!
Depois de um tenebroso período sem postar, resolvi que é hora de voltar. Em breve novos posts.
Depois de um tenebroso período sem postar, resolvi que é hora de voltar. Em breve novos posts.
Entendendo e montando: Formatação Condicional
Coisas que todos pensam que é fácil de fazer, mas que pode se tornar um bicho de sete cabeças: formatação condicional!
Para quem usa o Excel como forma de ANALISAR dados, as vezes é necessário de uma maneira de bater o olho e perceber alguma alteração ou variação de um número, de forma rápida, que destaque o dado e que, acima de tudo, seja fácil de entender.
Para quem usa o Excel como forma de ANALISAR dados, as vezes é necessário de uma maneira de bater o olho e perceber alguma alteração ou variação de um número, de forma rápida, que destaque o dado e que, acima de tudo, seja fácil de entender.
Excel: 4 Fórmulas que você PRECISA saber!
Certamente essas fórmulas você já deve saber. E se não souber, corra atrás!
Comentem no blog para idéias e sugestões de postagens!
1. SOMA
Fórmula: = SOMA (5; 5) ou = SOMA (A1; B1) ou = SOMA (A1: B5)
Comentem no blog para idéias e sugestões de postagens!
1. SOMA
Fórmula: = SOMA (5; 5) ou = SOMA (A1; B1) ou = SOMA (A1: B5)
Condicionais 1 - Função "SE"
Salve!
Post de hoje é para explorar e entender um pouco do funcionamento da função SE que acaba não sendo utilizada por falta de conhecimento mas que pode facilitar muito no dia a dia.
Todas as fórmulas condicionais possuem a mesma lógica, a diferença é o resultado que elas nos retornam. Nos próximos posts vou apresentar outras condicionais.
Função SE
Sintaxe: =SE(teste_lógico;[valor_se_verdadeiro];[valor_se_falso])
Para explicar de forma simples, abaixo exemplo:
=se(A1>10;"Maior que 10";"Menor que 10")
Onde Em amarelo temos o teste lógico/condição, ou seja: se o conteúdo da célula A1 for maior que 10 vai retornar o texto "Maior que 10" que na função é o [valor_se_verdadeiro]. Agora, caso a célula contenha valor inferior ou igual a 10 (<=10) então retornará "Menor que 10".
Post de hoje é para explorar e entender um pouco do funcionamento da função SE que acaba não sendo utilizada por falta de conhecimento mas que pode facilitar muito no dia a dia.
Todas as fórmulas condicionais possuem a mesma lógica, a diferença é o resultado que elas nos retornam. Nos próximos posts vou apresentar outras condicionais.
Função SE
Sintaxe: =SE(teste_lógico;[valor_se_verdadeiro];[valor_se_falso])
Para explicar de forma simples, abaixo exemplo:
=se(A1>10;"Maior que 10";"Menor que 10")
Onde Em amarelo temos o teste lógico/condição, ou seja: se o conteúdo da célula A1 for maior que 10 vai retornar o texto "Maior que 10" que na função é o [valor_se_verdadeiro]. Agora, caso a célula contenha valor inferior ou igual a 10 (<=10) então retornará "Menor que 10".
Importações de .TXT
Hoje vai um passo a passo de como importar um arquivo do tipo TXT para um planilha.
Vou falar de um exemplo de .txt que vem separado por ";".
Como proceder:
- Na guia DADOS, no subgrupo OBTER DADOS EXTERNOS, selecionar a opção DE TEXTO;
- escolha qual será o arquivo a ser importado e clique em IMPORTAR;
- Como estamos falando de um arquivo .txt que é separado com ";", na primeira tela do wizard escolha a opção DELIMITADO em "Tipo de dados originais", deixe os outros dados na opção default e clique em avançar;
- Em "Delimitadores", escolha a opção "Ponto e vírgula" e clique em avançar;
- Na próxima e última tela, você tem a opção de escolher o tipo de dados de cada coluna. Pode ser escolhido ou simplesmente clicar em concluir;
- Em seguida, escolha (clicando em uma célula) onde os dados serão importados na sua planilha destino.
E é isso! Uma coisa que as vezes o usuário que está iniciando em conexões de dados não sabe é que: se esse arquivo txt for atualizado, não precisamos mais fazer a importação novamente, basta manda atualizar os dados na planilha em que já há a conexão!
Abraços e até a próxima!
Vou falar de um exemplo de .txt que vem separado por ";".
Como proceder:
- Na guia DADOS, no subgrupo OBTER DADOS EXTERNOS, selecionar a opção DE TEXTO;
- escolha qual será o arquivo a ser importado e clique em IMPORTAR;
- Como estamos falando de um arquivo .txt que é separado com ";", na primeira tela do wizard escolha a opção DELIMITADO em "Tipo de dados originais", deixe os outros dados na opção default e clique em avançar;
- Em "Delimitadores", escolha a opção "Ponto e vírgula" e clique em avançar;
- Na próxima e última tela, você tem a opção de escolher o tipo de dados de cada coluna. Pode ser escolhido ou simplesmente clicar em concluir;
- Em seguida, escolha (clicando em uma célula) onde os dados serão importados na sua planilha destino.
E é isso! Uma coisa que as vezes o usuário que está iniciando em conexões de dados não sabe é que: se esse arquivo txt for atualizado, não precisamos mais fazer a importação novamente, basta manda atualizar os dados na planilha em que já há a conexão!
Abraços e até a próxima!
Tabelas Dinâmicas - Utilidades
Quinta-Feira! Blog sem periodicidade de postagens, assim que é bom!
Este post não terá nenhum exemplo, é mais à título de postagem mesmo.
Costumo usar tabelas dinâmicas para várias finalidades. A mais comum é ser a apresentação de dados ao usuário final, pois a informação fica a de uma forma muito consistente e dinâmica. Claro que possui suas limitações, como quase tudo no Excel, mas quando se conhece essas limitações, você consegue contorná-las e criar formas de análises novas.
Muitas vezes, a análise que o usuário final pede é uma e esbarramos nessas limitações. Com uma boa negociação conseguimos contornar, basta um pouco de criatividade e MUITO conhecimento.
Não uso as pivot tables apenas como apresentação de dados, também uso como base de dados para relatórios dinâmicos. Nesse caso, sempre ficará uma fórmula meia estranha (a partir do Excel 2007) com a sintaxe INFODADOSTABELADINÂMICA.
Vou deixar esse assunto no ar para abordar acerca dele em outro momento.
Este post não terá nenhum exemplo, é mais à título de postagem mesmo.
Costumo usar tabelas dinâmicas para várias finalidades. A mais comum é ser a apresentação de dados ao usuário final, pois a informação fica a de uma forma muito consistente e dinâmica. Claro que possui suas limitações, como quase tudo no Excel, mas quando se conhece essas limitações, você consegue contorná-las e criar formas de análises novas.
Muitas vezes, a análise que o usuário final pede é uma e esbarramos nessas limitações. Com uma boa negociação conseguimos contornar, basta um pouco de criatividade e MUITO conhecimento.
Não uso as pivot tables apenas como apresentação de dados, também uso como base de dados para relatórios dinâmicos. Nesse caso, sempre ficará uma fórmula meia estranha (a partir do Excel 2007) com a sintaxe INFODADOSTABELADINÂMICA.
Vou deixar esse assunto no ar para abordar acerca dele em outro momento.
Tabela Dinamica - Montando uma tabela básica
A partir de uma tabela de dados montada manualmente, conforme vimos no ultimo post, vou demonstrar de forma básica como fazer para montar uma Pivot Table.
Vamos partir do principio que temos uma tabela que mostra informações de um orçamento pessoal, simples, conforme abaixo:
Para adicionar a tabela dinâmica, selecionei desde a coluna A1 até I5 e no menu INSERIR, selecionei a opção TABELA DINÂMICA, e em seguida é só clicar em OK pois a área dos dados já estará escolhida.
Vamos partir do principio que temos uma tabela que mostra informações de um orçamento pessoal, simples, conforme abaixo:
Para adicionar a tabela dinâmica, selecionei desde a coluna A1 até I5 e no menu INSERIR, selecionei a opção TABELA DINÂMICA, e em seguida é só clicar em OK pois a área dos dados já estará escolhida.
Agora é só brincar com os dados como achar melhor, respeitando as regras:
Para montar a tabela, basta clicar nos campos e arrastar para as áreas correspondentes na tabela (os quatro quadradinhos abaixo dos nomes dos campos):
Filtros de relatório: É a área onde poderá aplicar filtros facilmente no exemplo podemos colocar o campo Mês/Ano;
Rótulos de linhas: é onde usamos para incluir os dados String, como por exemplo podemos usar o campo Conta;
Rótulos de coluna: Utilizamos para ramificar dados, por exemplo podemos incluir nesta área, o campo Data;
Valores: colocamos nesta área campos de valor, nesse local, podemos fazer soma, média, contagem, campos calculados, % da coluna e inúmeras outras possibilidades. No nosso exemplo vamos colocar o campo Valor.
A tabela como vai ficar está abaixo, e a lista de campos também. Caso tenham dúvidas me questionem!
Tabela dinâmica - (Dica 01)
Salve!
Trabalhar com Pivot Tables (ou tabelas dinâmicas) tem sido uma revolução para diminuir a complexidade de relatórios e também melhor o front end de nossos usuários.
No meu caso, meus usuários finais são 99% diretores e gerentes, então sempre tento apresentar os dados de forma organizada, para isso sempre utilizo tabelas dinâmicas, pois ela torna a análise mais intuitiva e não ficamos dependendo de erros em fórmulas, tão pouco teremos problemas com usuário apagando ou editando-as porque a tabela dinâmica apenas demonstra os dados.
Existem várias formas de preparar os dados para o "pivoteamento", ou melhor, existem várias formas de origem dos dados. A mais comum é gerar uma tabela "na mão", com colunas nomeadas, onde os dados de texto (tecnicamente chamados de dimensão) devem se repetir nos registros, e onde não haja somatórias de registros, apenas o detalhamento dos mesmos pois a Pivot Table faz todas as contas que necessitarmos (veremos mais além os campos calculados e itens calculados).
Encerro esse post deixando abaixo um exemplo de fontes de dados da primeira forma que comentei (gerar tabela "na mão"). Em outro post comento outras formas possíveis.
Um abraço!
Versões XLSX (2013,2010,2007), XLS e demais
Como todos já sabemos o Excel é uma ferramenta extraordinária que nos permite fazer muitas coisas.
Só que ele as vezes é nosso "herói bandido"...
Digo isso pois nos últimos dias tive uma situação em que criei uma tabela extraordinária em na versão 2010, e muitos usuários não conseguiram usar, da tabela dinâmica, a função Segmentação de dados... (exemplo abaixo).
Isso dificultou um pouco as coisas, e tive que trabalhar a informação em outro formato, acabei criando um dashboard na ferramenta da SAP, chamada XCelsius. Mais além falaremos do BI da SAP, Business Objects.
Na verdade esse post eu criei para dar a dica: nunca gaste seu tempo em planilhas mirabolantes, sem saber se o usuário final vai conseguir desfrutar de todos os recursos. Muitas coisas que são criadas nas versões mais atuais servem apenas para elas ou superiores... No caso da segmentação de dados, da maneira da figura acima, só pode ser usada ou em 2010 ou 2013, então como a maior parte das empresas ainda não migrou nem para a versão 2007, costume não utilizar... já diz o ditado antigo: poupar tempo é poupar dinheiro.
Função PROCV e PROCH Excel
Salve!
O post de hoje é básico, mas resolvi fazer porque é uma dúvida de muitos usuários do excel.
Primeiro vamos entender a diferença entre os dois:
O PROCV é utilizado para buscar a informação de uma célula que está na mesma linha, porém em outra coluna e à direita do valor procurado (por isso o "V", procura verticalmente);
O PROCH busca a informação que está abaixo e na mesma coluna do valor procurado (aí o H é significa a procura horizontal).
Agora, podemos entender a composição da função:
=procv(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;[procurar_intervalo]
valor_procurado = é a célula que contém o valor que vai ser procurado, se for um texto que não está na célula, pode ser colocado entre aspas. ex.: "despesa x"
matriz_tabela = é a referência onde está o valor a ser procurado.
núm_índice_coluna = é o número da coluna que está a informação que vai voltar para a célula onde está a fórmula. Esta contagem começa em 1 a partir da primeira coluna da matriz_tabela.
[procurar_intervalo] = Para voltar exatamente o valor_procurado, basta escrever FALSO. O VERDADEIRO serve para encontrar valor aproximado, e é utilizado quando possui uma tabela de referencia, classificado em ordem crescente. Neste caso veremos em outra oportunidade.
Esta é a parte teórica, caso queira aplicar na pratica, comente o post.
abraços!!!
O post de hoje é básico, mas resolvi fazer porque é uma dúvida de muitos usuários do excel.
Primeiro vamos entender a diferença entre os dois:
O PROCV é utilizado para buscar a informação de uma célula que está na mesma linha, porém em outra coluna e à direita do valor procurado (por isso o "V", procura verticalmente);
O PROCH busca a informação que está abaixo e na mesma coluna do valor procurado (aí o H é significa a procura horizontal).
Agora, podemos entender a composição da função:
=procv(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;[procurar_intervalo]
valor_procurado = é a célula que contém o valor que vai ser procurado, se for um texto que não está na célula, pode ser colocado entre aspas. ex.: "despesa x"
matriz_tabela = é a referência onde está o valor a ser procurado.
núm_índice_coluna = é o número da coluna que está a informação que vai voltar para a célula onde está a fórmula. Esta contagem começa em 1 a partir da primeira coluna da matriz_tabela.
[procurar_intervalo] = Para voltar exatamente o valor_procurado, basta escrever FALSO. O VERDADEIRO serve para encontrar valor aproximado, e é utilizado quando possui uma tabela de referencia, classificado em ordem crescente. Neste caso veremos em outra oportunidade.
Esta é a parte teórica, caso queira aplicar na pratica, comente o post.
abraços!!!
Alterar Vínculo Excel (Editar Links)
Salve!
Hoje tive a situação que precisei alterar o arquivo que estava vinculado à minha planilha.
Quando você tiver uma planilha com uma fórmula que busca dados em outra planilha, você pode utilizar o menu DADOS e no sub-grupo CONEXÕES visualizar que a opção "Editar Links" vai estar habilitada.
Clicando nessa opção, é possível visualizar o arquivo que esta vinculado e o local que está salva a planilha (veja o exemplo abaixo).
Hoje tive a situação que precisei alterar o arquivo que estava vinculado à minha planilha.
Quando você tiver uma planilha com uma fórmula que busca dados em outra planilha, você pode utilizar o menu DADOS e no sub-grupo CONEXÕES visualizar que a opção "Editar Links" vai estar habilitada.
Clicando nessa opção, é possível visualizar o arquivo que esta vinculado e o local que está salva a planilha (veja o exemplo abaixo).
Note que no caso estamos no arquivo Pasta2 e que ao clicar na opção "Editar Links" apareceu o arquivo Pasta1.xlsx. Este é o arquivo vinculado e abaixo da barra de rolagem horizontal aparece o local do arquivo.
Agora, imagine que você precisa substituir de forma segura, a Pasta2.xlsx pela Pasta3.xlsx?
É bem simples, basta:
1 - selecionar o arquivo nessa janela e clicar em "Alterar Fonte...";
2 - Vai abrir uma janela para buscar o arquivo (é como se fosse abrir um arquivo).
3 - Clicar em fechar.
Observações:
Neste exemplo estamos falando de um arquivo sem fórmulas, então não há problemas de memória. Mas sempre procure deixar o arquivo que vai ser substituído e o arquivo que vai substituir ABERTOS, pois isso vai te poupar MUITO tempo.
Não esqueça de salvar seu arquivo.
Até a próxima!
Abertura do OPLANILHEIRO.blogspot.com.br
Salve!
A partir de agora, vc que é tarado por Excel (ou não) e precisa dessa ferramenta todo santo dia para realizar suas tarefas na empresa (ou é obrigado a usar), pode contar com esse blog que pretendo "levar a sério". Se tudo der certo daqui a alguns dias vou iniciar postando algumas dicas que podem ser úteis... A intenção é: vc que lê essa página enviar suas dúvidas e eu respondê-las, ajudando mesmo...
Então, até a próxima!
A partir de agora, vc que é tarado por Excel (ou não) e precisa dessa ferramenta todo santo dia para realizar suas tarefas na empresa (ou é obrigado a usar), pode contar com esse blog que pretendo "levar a sério". Se tudo der certo daqui a alguns dias vou iniciar postando algumas dicas que podem ser úteis... A intenção é: vc que lê essa página enviar suas dúvidas e eu respondê-las, ajudando mesmo...
Então, até a próxima!
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